Bedrijfsfeest op locatie deze zomer: wat huur je echt aan AV?
Zomer is bedrijfsfeest-seizoen, en de leukste locatie is vaak je eigen terrein. Een parkeerplaats die ‘s avonds een dansvloer wordt, een binnenplaats met een bar, het magazijn dat je leeghaalt voor de gelegenheid. Op eigen terrein heb je meestal geen evenementenvergunning nodig, en dat scheelt gedoe en tijd. Maar zodra de techniek erbij komt, lopen veel organisatoren vast op dezelfde vraag: wat heb ik nu eigenlijk nodig?
We zetten het op een rij, van klein bedrijfsborrel tot een feest voor 200 man.
Begin bij het aantal mensen en de ruimte
Alles start met twee getallen: hoeveel gasten, en hoe groot is de ruimte. 40 collega’s op een binnenplaats vraagt iets totaal anders dan 200 man op een afgesloten terrein.
Voor een groep tot ongeveer 50 personen kom je vaak uit met een compacte set: twee actieve speakers op statief, een subwoofer voor wat body in de muziek, en een klein mengpaneel. Genoeg voor achtergrondmuziek tijdens het eten dat ‘s avonds opdraait naar dansvolume.
Boven de 100 gasten, zeker buiten, heb je meer nodig. Geluid verdwijnt buiten razendsnel omdat er geen muren zijn die het terugkaatsen. Dan praat je over meer vermogen, speakers die het geluid sturen waar je het hebben wilt, en mogelijk een opstelling links en rechts zodat iedereen hetzelfde hoort.
Geluid: meer dan een speaker en een afspeellijst
De meest gemaakte fout is te weinig spreiding. Eén harde speaker betekent dat de mensen vooraan worden weggeblazen terwijl de mensen achteraan niks horen. Verdeel het geluid over de ruimte, dan houd je het overal aangenaam.
Draai je zelf een afspeellijst, of komt er een dj? Met een dj wil je een dj-set huren met draaitafels of cdj’s en een mengpaneel waar hij of zij op gewend is. Houd het ook voor de speeches scherp: een draadloze microfoon waarmee de directeur verstaanbaar blijft over een pratende zaal heen is goud waard. Niks zo’n domper als een toost die niemand verstaat.
Licht maakt de sfeer
Geluid vult de avond, licht bepaalt hoe het voelt. Overdag let niemand erop, maar zodra het donker wordt, is het verschil tussen een verlichte parkeerplaats en een sfeervol feest enorm.
Met een paar uplights tegen de gevel, wat warme spots boven de bar en eventueel een lichteffect op de dansvloer til je de avond op zonder dat het een discotheek wordt. Voor de meeste bedrijfsfeesten werkt warm en rustig beter dan fel en flitsend. Wil je toch een stevige dansvloer? Dan schalen we het lichtplan daarop mee.
Aankleding maakt het af
Geluid en licht vormen de basis, maar de aankleding is wat een ruimte echt omtovert tot een feest. Een leeg magazijn of een kale binnenplaats wordt pas bijzonder als er een thema in zit: een strakke loungehoek, een sfeervolle bar, hangende decoratie boven de dansvloer of een complete styling die past bij de uitstraling van je bedrijf.
Dat is niet ons vakgebied, maar wel dat van onze partners. Voor de aankleding en thematisering werken we samen met specialisten zoals Deetailz, die een feest van A tot Z in een thema kunnen zetten. Zo sluiten licht, geluid en decor naadloos op elkaar aan en hoef jij niet met losse leveranciers te schakelen.
- Een thema dat past bij je bedrijf of de gelegenheid
- Styling die samenwerkt met het lichtplan in plaats van ertegenin
- Eén aanspreekpunt voor techniek én aankleding
Vertel ons welke sfeer je voor ogen hebt, dan denken we mee en betrekken we de juiste partner erbij.
Podium, truss en de dingen waar je niet aan denkt
Komt er een band, een spreker of een dj die zichtbaar moet staan? Dan wil je een klein podium en truss om licht en geluid aan op te hangen. Truss zorgt ook dat kabels en armaturen netjes en veilig boven de gasten hangen in plaats van op statieven tussen het publiek.
En dan het onzichtbare werk: stroom. Een dansvloer met geluid en licht trekt meer stroom dan een gewone groep aankan. Op eigen terrein is dat vaak op te lossen, maar het moet wel vooraf bekeken worden. Wij rekenen dat door bij de verkenning, zodat de stroom ‘s avonds niet uitvalt op het hoogtepunt.
Zelf doen of laten verzorgen?
Je kunt losse apparatuur huren en zelf opbouwen, dat heet dry hire. Werkt prima als er iemand in je team handig is met techniek en de tijd heeft. Voor de meeste bedrijfsfeesten kiezen organisatoren voor een verzorgde opbouw: wij brengen het, bouwen het op, testen het en halen het weer op. Jij houdt je hoofd bij de gasten in plaats van bij de kabels.
Tot welk niveau je het uitbesteedt, hangt af van de schaal en je eigen tijd. Bij een borrel voor 40 man met een afspeellijst red je het zelf. Bij 150 gasten met speeches, een dj en een lichtplan wil je iemand die het draaiend houdt.
Plan op tijd
Zomeravonden zijn populair, en goede sets zijn in juni, juli en augustus snel weg. Hoe eerder je belt, hoe meer keuze in materiaal en data.
Vertel ons hoeveel gasten je verwacht, waar het feest is en wat voor sfeer je voor ogen hebt. Farley komt langs, bekijkt de locatie en de stroom, en stelt een set samen die past. Bel 010-307 54 76 of mail info@massivepro.nl, dan staat de techniek als de eerste gast binnenloopt.
Veelgestelde vragen:
Op je eigen besloten terrein heb je meestal geen evenementenvergunning nodig, wat veel gedoe scheelt. Let wel op geluidsnormen richting omwonenden en check bij twijfel de regels van je gemeente.
Tot ongeveer 50 personen volstaat vaak een compacte set met twee speakers en een subwoofer. Boven de 100, zeker buiten, heb je meer vermogen en spreiding nodig omdat geluid buiten snel wegvalt.
Beide kan. Draai je zelf, dan koppel je je telefoon of laptop aan het mengpaneel. Komt er een dj, dan huur je een dj-set met draaitafels of cdj's waar hij of zij op gewend is.
Dat hangt af van de schaal, de locatie en de opbouwtijd. We rekenen het voor in een offerte na de verkenning, zodat je vooraf weet waar je aan toe bent.
Voor zomeravonden geldt: zo vroeg mogelijk. Juni tot augustus is piek, en goede sets en data zijn dan snel vergeven. Een paar weken vooruit boeken geeft je de meeste keuze.
De techniek doen we zelf, voor de aankleding en thematisering werken we samen met partners zoals Deetailz. Zo krijg je licht, geluid én decor die op elkaar zijn afgestemd, met één aanspreekpunt voor het geheel.
