Je organiseert een zakelijk event, en niet iedereen kan erbij zijn. Collega’s op een ander kantoor, klanten in het buitenland, sprekers die alleen digitaal aanschuiven. Steeds vaker kijkt er een online publiek mee. De echte vraag is hoe goed dat eruitziet en klinkt.
Een livestream voor een event is een tijdelijke productie. We bouwen het op voor jouw dag, draaien de stream, en breken het daarna weer af. Een vaste hybride vergaderruimte met camera’s aan het plafond werkt heel anders. We leggen uit wat je nodig hebt en waar het verschil zit.
Eerst dit: tijdelijke productie, geen vaste installatie
Goed om vooraf helder te hebben. Een hybride event-livestream is huur voor één moment, of een paar dagen. Wij komen langs, bouwen camera’s, beeld, geluid en de streamingtechniek op, draaien de uitzending, en halen alles daarna weer weg.
Een vaste hybride boardroom werkt anders, daar zit de techniek permanent in het plafond en de tafel. Wil je dat je vergaderruimte standaard hybride kan? Dan praten we over een vaste installatie. Gaat het om een congres, een aandeelhoudersvergadering of een productlancering op één dag? Dan is dit jouw verhaal.
De camera’s
Het begint bij beeld. Voor een spreker op een podium kom je met één goede camera al een heel eind, mits die op de juiste plek staat en scherp blijft.
Wil je meer dan een statisch beeld, dan zet je meerdere camera’s in. Een totaalbeeld van de zaal, een close-up van de spreker, en bijvoorbeeld een camera op het publiek of een paneel. Hoe meer camera’s, hoe levendiger de stream, maar ook hoe meer regie het vraagt. We adviseren wat past bij de schaal en het budget.
De switcher: van camera’s naar één beeld
Met meerdere camera’s heb je iemand of iets nodig dat bepaalt welk beeld de online kijker ziet. Dat doet een switcher, ook wel beeldmenger.
Daar schakel je live tussen de camera’s, en daar zet je ook de sheets van de presentatie in beeld. Op het moment dat de spreker een grafiek toont, schakel je naar de slides en weer terug naar de spreker. Doe je dat goed, dan voelt de stream als een uitzending. Doe je het niet, dan kijkt iemand naar een bewakingscamera.
Naar het platform: de encoder en de stream
Het samengestelde beeld moet nog naar je online publiek. Daar komt de encoder bij kijken, die het signaal omzet en naar het streamingplatform stuurt.
Wij streamen naar het platform dat jij gebruikt: Teams voor een intern publiek, YouTube of Vimeo voor een breder bereik, of een besloten omgeving als dat moet. Vertel ons waar je kijkers zitten, dan richten we de stream daarop in. Daar hoort ook de internetverbinding bij: een stream wil een vaste, bekabelde lijn met genoeg uploadsnelheid, los van de gastenwifi. Is er geen vaste lijn, of wil je zekerheid, regel dan een back-up via 4G of 5G. En we testen het vooraf. Een stream die pas tijdens de keynote begint te haperen, dat is precies wat je wilt voorkomen.
Geluid: schoon de stream in
Hier onderschatten organisatoren het vaak. Wat in de zaal prima klinkt, klinkt op een stream al snel hol of galmend, omdat een laptopmicrofoon de hele ruimte oppakt in plaats van de spreker.
Daarom nemen we het geluid schoon af bij de bron. Sprekersmicrofoons, een dasspeld of een handheld, gaan via het mengpaneel rechtstreeks de stream in. De online kijker hoort de spreker helder, en niet de airco en het geschuif van stoelen. Goed geluid bepaalt of mensen blijven kijken, meer nog dan het beeld.
Presentatietechniek en de sprekers
Een event leeft van wat er op het podium gebeurt. De sheets moeten kloppen, de sprekers moeten verstaanbaar zijn, en het scherm in de zaal en het beeld in de stream moeten gelijk lopen.
Wij regelen de presentatietechniek: de sheets op het grote scherm, de sprekersmicrofoons, en de koppeling zodat de online kijker dezelfde slides ziet als de zaal. Komt er een spreker digitaal binnen via een videocall? Ook die halen we netjes binnen, in beeld en in het geluid.
Een operator die het draaiend houdt
Al die techniek heeft iemand nodig die hem bedient. Iemand die schakelt tussen camera’s, de sheets op het juiste moment in beeld zet, het geluid in de gaten houdt en ingrijpt als er iets hapert.
Dat is de operator, en die hoort er wat ons betreft standaard bij. Je wilt tijdens je eigen event niet zelf achter de switcher zitten terwijl je gasten ontvangt. Wij draaien de productie, jij bent gastheer.
Zelf de losse spullen of de hele productie?
Je kunt losse apparatuur huren, een camera en een statief bijvoorbeeld, en het zelf doen. Dat werkt als je iemand in huis hebt die weet hoe je een stream opzet en draaiend houdt.
Voor de meeste zakelijke events kiezen organisatoren voor de volledige productie. Wij brengen de camera’s, de switcher, de encoder, het geluid en een operator, bouwen op, testen, en draaien de uitzending. Vertel ons over je event, dan stellen we de productie samen. We werken in de hele Randstad, vanuit Rotterdam.
Veelgestelde vragen
Is een event-livestream hetzelfde als een hybride vergaderruimte?
Nee. Een event-livestream is een tijdelijke productie die we opbouwen voor jouw dag en daarna weer afbreken. Een hybride vergaderruimte is een vaste installatie die permanent in de ruimte zit. Voor een eenmalig congres of een lancering huur je de tijdelijke productie.
Naar welke platforms kunnen jullie streamen?
We streamen naar het platform dat jij gebruikt, zoals Teams, YouTube of Vimeo, en naar een besloten omgeving als je event niet openbaar mag zijn. Geef vooraf aan waar je kijkers zitten, dan richten we de stream daarop in en testen we de verbinding.
Heb ik meerdere camera’s nodig?
Voor een enkele spreker volstaat vaak één goed geplaatste camera. Wil je een levendiger beeld met wisselende standpunten, dan zet je meerdere camera’s in met een switcher die ertussen schakelt. We adviseren wat past bij de schaal en het budget van je event.
Waarom is het geluid zo belangrijk voor een stream?
Online kijkers haken sneller af op slecht geluid dan op middelmatig beeld. Een laptopmicrofoon pakt de hele zaal op en klinkt hol. Wij nemen het geluid schoon af via sprekersmicrofoons en het mengpaneel, zodat de spreker helder de stream in gaat.
Moet er een operator bij?
Voor een verzorgde stream wel. De operator schakelt tussen camera’s, zet de sheets op tijd in beeld, bewaakt het geluid en grijpt in bij problemen. Zo kun jij je richten op je gasten en je programma in plaats van op de techniek.
Lees ook: